Goed debiteurenbeheer begint bij een goede structuur

Ondanks dat veel mensen het idee hebben dat facturen tijdig worden betaald vinden er in het bedrijfsleven veel achterstallige betalingen plaats. Facturen die nog betaald moeten worden komen in de boekhouding bij de debiteuren te staan. Voor bedrijven is het noodzakelijk dat facturen op tijd worden betaald zodat de financiële middelen die met de factuur gemoeid gaan weer kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld andere investeringen te doen.

Structureren

Het is voor een goed debiteurenbeheer belangrijk om goede structuur aan te brengen. Een goede structuur begint bij een goede opmaak van de factuur. Men kan de factuur zien als het begin van de communicatie in het debiteurenbeheer. Hoe kun je het beste een goede factuur opstellen:

  • Probeer een factuur duidelijk en stellig op te stellen. Natuurlijk moet een factuurnummer, datum en omschrijving van de geleverde diensten en of producten op de factuur vermeld worden
  • Stuur de factuur naar de juiste persoon binnen een bedrijf
  • Als je een factuur opstelt, kan een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden ook kracht bijzetten. Hierin kan vermeld worden wat er precies gebeurd wanneer een debiteur de factuur niet op tijd betaald. Heeft het bedrijf zelf geen Algemene Voorwaarden, dan kan men altijd naar Algemene Voorwaarden in de desbetreffende branche verwijzen.
  • Versturen van een factuur dient snel en tijdig gedaan te worden. Wanneer de factuur later verstuurd wordt, zal hij ook later betaald worden.
  • Als de factuur niet binnen de termijn betaald wordt, kan men een herinnering sturen. Ga op de factuur niet vermelden dat dit de eerste herinnering is, want dan zal de debiteur een tweede factuur verwachten.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Debiteurenbeheer kan men ook bij een extern bedrijf zoals Condeb uitbesteden. Zij helpen bijvoorbeeld bij het opstellen van Algemene Voorwaarden en kunnen door een duidelijk inzicht van uw debiteuren te verkrijgen u helpen om het debiteurenbeheer goed op orde te krijgen.