Loonadministratie opzetten

Zodra een ondernemer personeel in dienst heeft, is het van belang dat er een loonadministratie wordt bijgehouden. Hierdoor krijgt de belastingdienst een inzicht in de gegevens van medewerkers en loonbetalingen.

De loonadministratie

Wat houdt een loonadministratie precies in? De loonadministratie bestaat uit verschillende onderdelen, waarvoor verschillende formulieren en berekeningen nodig zijn. Zo heeft men voor de loonadministratie de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave nodig. Met deze formulieren kan het loon en de verschuldigde bedragen berekend worden. Ook andere formulieren zoals verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en onkostenvergoedingen voor werknemers zoals treinkaartjes e.d. moeten hierin bewaard worden.

De loonadministratie moet ook andere beloningen zoals eindheffingen en verstrekkingen, afdrachtsverminderingen, onkostenvergoedingen en andere onkosten bevatten. In principe moet het zo geadministreerd zijn, dat er uit de computer een direct overzicht gehaald kan worden. Ondernemers moeten de loonadministratie, net zoals het grootboek en de in- en verkoopadministratie zeven jaar bewaren.

Het opzetten van de loonadministratie

Het opzetten van een loonadministratie kan als ondernemer soms vrij ingewikkeld zijn. Er zijn veel verschillende soorten papieren voor nodig, waarbij de belangrijksten de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave zijn. Omdat de loonadministratie vaak een vak apart is, waar veel ondernemers onnodig veel tijd aan kwijt zijn, kiezen veel ondernemers ervoor om dit uit te besteden. Er zijn ook mogelijkheden om te payrollen. Een payroll bedrijf zoals bijvoorbeeld Paystaff Payroll neemt dan niet alleen de loonadministratie over, maar neemt hierbij ook het gehele personeelsbestand over. Bij een payroll constructie wordt het payroll bedrijf in principe de juridisch werkgever van het personeel.

Loonadministratie uitbesteden

De loonadministratie uitbesteden heeft zeker voor startende ondernemers verschillende voordelen. Hieronder een aantal voordelen van het uitbesteden:

  • De loonadministratie zal geen tijd meer kosten
  • Je hoeft je ook niet in de vele regels te verdiepen
  • De loonadministrateur of het payroll bedrijf kan het personeel op een professionele wijze te woord staan bij vragen over het loon en andere regelingen
  • Je hoeft de laatste wijzigingen en wetten niet continue bij te houden
  • De kosten hoeven niet hoog te zijn
  • De loonadministratie komt in handen van mensen die er veel verstand en ervaring mee hebben.