Spontaner contact door proactieve gastvrijheid

Eigenaar van Vierduinen Hospitality Advies & Projecten Elmar van Krimpen schrijft regelmatig blogberichten op het Facility Management Platform. Eerder schreef Van Krimpen een bericht over de proactieve houding bij gastvrijheid. ‘Wanneer een gastvrouw voor de balie staat, krijgt zij al snel een actieve rol. Hierdoor wordt het eerste contact al sneller en spontaner gelegd.’

Van Krimpen geeft in zijn blogbericht het voorbeeld van Microsoft Schiphol. Microsoft ontvangt hier voornamelijk internationale klanten en collega’s. Hierbij spitst Van Krimpen zich toe op de rol van die receptioniste die hier gastvrouw genoemd wordt. De dames worden met een aantal zaken gefaciliteerd die hun gastvrouw rol enorm kunnen versterken. De balie staat bij Microsoft Schiphol ergens onopvallend aan de zijkanten hebben een computer, documentatie en andere middelen die de gastvrouwen nodig zouden kunnen hebben. In dit geval is het opvallendste dat de gastvrouwen niet achter de balie zitten, maar voor de balie staan, waardoor zij een actievere rol hebben, waardoor zij sneller en spontaner contact kunnen leggen.

De gastvrije vaardigheden van de gastvrouwen maken het volgens Van Krimpen compleet. De manier waarop de gastvrouw de bezoekers bejegent is vriendelijk en beleefd, waarbij zij het initiatief nemen om contact te maken. De vragen en toelichtingen die ze maakt zijn correct en duidelijk, waarbij ze ook op de hoogte is van alles wat ze moet weten om de bezoeker zo goed mogelijk te kunnen helpen. Hierbij anticiperen ze op vragen. Een belangrijk aspect is natuurlijk ook de uiterlijke verzorging. De gastvrouwen van Microsoft Schiphol stralen zelfvertrouwen en eigenwaarde uit, wat door een bezoeker onbewust opgepikt wordt en uiteindelijk zorgt voor een positieve beinvloeding.

Bij bedrijven zoals Microsoft worden er vaak een interne cursus receptioniste gegeven om deze extra’s aan hun gastvrouwen te kunnen meegeven.